Thứ bẩy, 20 / 12 / 2014
English (United Kingdom)Vietnamese-VN

In order to view this object you need Flash Player 9+ support!

Get Adobe Flash player

Powered by RS Web Solutions

Bảng quảng cáo
Vấn đề mỗi tuần
Chức năng, nhiệm vụ của nhân viên văn phòng
Thứ hai, 30 Tháng 5 2011 07:57


Ở mọi cơ quan, công ty đều có văn phòng, nhân viên văn phòng. Đương nhiên sẽ có các văn phòng, nhân viên văn phòng làm việc tốt, và có các văn phòng, nhân viên văn phòng làm việc chưa tốt, thậm chí là không hoàn thành nhiệm vụ được giao.

Để đánh giá chất lượng làm việc của các nhân viên, nhiều cơ quan, công ty xây dựng riêng các tiêu chí cụ thể để làm thước đo, chuẩn mực khi  đánh giá.

Với các đơn vị sản xuất việc đánh giá chất lượng làm việc của các công nhân thường được hỗ trợ bằng một công cụ  cụ thể đó là số lượng, chất lượng sản phẩm mà người công nhân đó trực tiếp hoặc cùng các đồng nghiệp khác làm ra.

Do đặc thù công việc, việc đánh giá chất lượng làm việc của các nhân viên văn phòng khó có thể dựa vào một định lượng cụ thể.Tuy nhiên vẫn có những tiêu chí nhất định để đánh giá chất lượng làm việc của từng nhân viên và của cả khối văn phòng.

Về nội dung các tiêu chí để đánh giá chất lượng công việc của nhân viên văn phòng được xây dựng dựa trên chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên và của cả khối văn phòng.

Cho dù do đặc thù công việc của các doanh nghiệp, cơ quan là khác nhau nhưng chức năng của các  nhân viên văn phòng vẫn đều có đặc điểm chung đó là chức năng giúp việc và chức năng tham mưu. Hiểu rõ bản chất của hai chức năng trên từng nhân viên văn phòng mới có thể tự đánh giá được khả năng hoàn thành nhiệm vụ của mình đối với công việc được phân công.

Chức năng giúp việc.

Nhân viên văn phòng thực hiện các công việc do lãnh đạo cơ quan, công ty giao cho một cách trực tiếp hoặc các công việc đã được lãnh đạo trù liệu từ trước là thuộc nhóm công việc trợ giúp. Phần lớn các việc thuộc nhóm này thường hay lặp đi lặp lại và lãnh đạo cơ quan, thủ trưởng đơn vị có thừa khẳ năng tự giải quyết công việc này nếu họ có đủ quỹ thời gian.

Có thể đưa ra rất nhiều ví dụ về công việc cụ thể của nhóm công việc trợ giúp này. Đối với văn thư, đó là việc nhận, phân phát tài liệu, công văn, soạn thảo công văn theo ý của lãnh đạo. Với nhân viên kế toán đó là lập báo cáo thuế hàng tháng, quý, năm...

Hoàn thành chức năng trợ giúp về cơ bản có thể nói nhân viên văn phòng đã hoàn thành nhiệm vụ được giao và phần nhiều các công ty thường không đòi hỏi nhiều hơn ở các nhân viên này.

Tuy nhiên ở những công ty đang phát triển với nhiều tiềm năng lớn đều đòi hỏi ở các nhân viên của mình phải có chí tiền thủ để không những chỉ làm tốt chức năng giúp việc mà còn phải đáp ứng được chức năng tham mưu bởi đó mới chỉ đảm bảo được phân nửa nhiệm vụ cần làm.

Chức năng tham mưu.

Một chức năng rất khó xác định số lượng công việc nhưng lại hết sức quan trọng với mọi công ty đó là chức năng tham mưu.

Các công việc thuộc nhóm chức năng tham mưu là những vụ việc mà văn phòng, nhân viên văn phòng phải tự nghĩ ra, tự đề xuất với lãnh đạo chứ không phải là thụ động chờ sự chỉ đạo từ trên xuống.

Để hoàn thành được chức năng này, các nhân viên văn phòng cần phải hết sức chủ động, năng động trong tư duy, có khẳ năng quan sát tốt và sẽ là tuyệt vời nếu nhân viên đó giàu ý tưởng.

Thực tế đã trả lời là mọi công việc đều có đất cho những người năng động.

Là nhân viên văn thư, khi nhận được bất cứ một công văn, thông báo, thông điệp bạn cần phải có sẵn công văn phúc đáp trong đầu, thậm trí đề xuất phương án phúc đáp khác hẳn với chính kiến của lãnh đạo. Các lãnh đạo công ty rất cần những ý kiến phản biện như vậy. Tuy nhiên bạn cần phải phân biệt được sự khác biệt giữa phản biện và phản ứng. Nếu khi phản biện mà bạn không chú ý lắng nghe ý kiến khác với ý kiến của mình và cứ khăng khăng là mình đúng thì đó lại là phản ứng mất rối.

Là nhân viên theo dõi giám sát mảng kinh doanh, một nhân viên năng động phải luôn tìm cách tìm ra các cơ hội đầu tư mới cho công ty. Các ý tưởng kinh doanh đó có thể gắn liền với chức năng ngành nghề của công ty và cũng có thể là một chuyện có vẻ tưởng như rất xa vời nhưng đó là một cơ hội.

Một ví dụ cụ thể hơn và gần với chúng ta hơn đó là ý kiến của một cổ đông của công ty trong cuộc họp của đại hội đồng cổ đông của công ty trong năm 2011 về việc tái sử dụng nước thải đã qua sử lý với hi vọng qua đó có thể tăng thêm nguồn thu về cho công ty.

Vài  ví dụ đơn giản như đã nêu chưa thể đủ để minh họa cho tính linh hoạt của phạm vi chức năng tham mưu của một nhân viên văn phòng

Một công ty có tham vọng đòi hỏi nhân viên của mình phải là người có chí tiến thủ và thực hiện tốt cả hai chức năng, chức năng giúp việc và chức năng tham mưu. Chính vì nhẽ đó mà có nhiều công ty đánh giá rất cao năng lực của nhân viên văn phòng khi nhân viên đó thể hiện chí tiến thủ thông qua các đề xuât, ý tưởng cho dù các ý tưởng đó có thể còn chưa sát với thực tế nên chưa thể triển khai.

Hãy quan sát kỹ xung quanh và chủ động tìm ra những việc cần làm đó chính là con đường để bạn hoàn thiện hơn khả năng thích ứng của mình với đòi hỏi của công ty trong mọi trường hợp.

Hà Mi
Nguồn: Văn phòng HĐQT tại Hà Nội

 

 
Các bài mới ...
Các bài khác ...

CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG VĨNH PHÚC
Địa chỉ : Khu công nghiệp Khai Quang – thành phố Vĩnh Yên - tỉnh Vĩnh Phúc.
Điện thoại : (0211) 3720945     -     Fax : (0211) 3845944.
Website: www.vpid.vn         Email: idv@vpid.vn

 

 

Thiết kế web  

3720945